L\'entreprise réunionnaise éclairée

Fiche 1 : Communiquer, informer  et transmettre du savoir technique et stratégique

QUOI

Contenu  Phase de préparation 

IDENTIFIER LA PHASE DE PRÉPARATION DE L'ACTION DE FORMATION

• Faire le point sur son expertise.
• Se poser les questions à propos de l’objectif, des destinataires du message, du contexte (opportunités et contraintes) et à propos des critères pour choisir les bon médias (écrit ? quels supports ? oral ? quelles rencontres ?)
• Choisir les méthodes démonstratives et participatives, la technique de l'accompagnement personnalisé.
• Le choix des outils et des supports pédagogiques : guide, paper-board, exercices, simulations, mises en pratique sur poste, transparents, documents...

Définir une stratégie de communication en termes de résultat à obtenir auprès d’un public précis

COMMENT

Outils  Phase de préparation 

• Cerner le contexte : public concerné et ses caractéristiques, finalités de l'action
• Positionner les objectifs de performances

à atteindre, décrire les étapes successives et progressives

• Optimiser la préparation technique de la transmission : clarifier son contenu et sa progression dans

le temps, repérage des points clefs, choisir

les moyens (méthode et outils)
• Evaluer le temps de transmission
• Organiser pratiquement et logistiquement la transmission
• Se préparer psychologiquement à la transmission

POURQUOI

Finalité de la phase de préparation

ACQUÉRIR LES MÉTHODES ET OUTILS FACILITANT LA TRANSMISSION

Favoriser l’appropriation du message par le récepteur.

Intégrer et investir les missions et rôles du formateur.

 Gérer et maîtriser la démarche "Formation".

Donner aux professionnels les moyens d’être plus à l’aise et plus efficaces dans la présentation de leur savoir ou la transmission de leur savoir-faire.

QUOI

Contenu de la phase d’animation

L'ANIMATION DANS LA TRANSMISSION DE SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE

1° Formaliser et choisir comment transmettre votre expertise en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez.

2°Animer et gérer la relation formateur-formé :

                 Optimiser sa communication verbale et non verbale ;

                 Utiliser des attitudes pédagogiques (explications, démonstrations, reformulations, feed-back, questionnement pertinent) ;

                 Dynamiser et gérer la relation interpersonnelle (comprendre le fonctionnement du formé pour établir une relation de qualité).

 3° Auto-analyser ses points forts et faibles en animation pour une meilleure gestion de soi durant le face-à-face collectif

COMMENT

Outils  Phase d’animation

1. Décomposer les processus en étapes élémentaires

            (Au minimum : Diagnostic ; Préconisation ; Mise en œuvre ; Contrôle.)

Alterner éléments théoriques et exercices pratiques.
Faire réaliser une simulation. Envisager des exercices et jeux de rôles tout au long de la formation. Utiliser des illustrations.

Sur l’écrit : Alternance de

1°Travaux d’analyse :

ils portent tout autant sur des documents extérieurs aux entreprises des stagiaires que sur des documents de leur entreprise (parmi ceux-ci, les documents personnels que les stagiaires auront été préalablement invités à apporter).

2°Travaux de rédaction : sur des cas proches de leur pratique. Les personnes sont alternativement dans la position : de l’auteur ayant défini son objectif et sa stratégie et qui reçoit les réactions de ses lecteurs (les autres stagiaires) ; du lecteur, se mettant « dans la peau » du destinataire d’un écrit et qui exprime en toute subjectivité ce qu’il a compris, ressenti et décidé, permettant ainsi à l’auteur de mesurer l’efficacité de son message. Les types d’écrits travaillés sont en lien avec la fonction des stagiaires. Il peut s’agir, par exemple, d’une proposition de service, d’un rapport de visite, de la présentation d’un service ou d’un produit, d’une notice d’emploi, d’un mode opératoire, de fiches techniques, d’un cahier de consignes…

sur l’oral : Mises en situation :

1° d’entretiens (client, nouvel arrivant, etc.)

2° présentations en public de son geste professionnel (éventuellement filmés)

Dans l’analyse, le(s) destinataire(s) du message, l’observateur du geste est invité à dire ce qu’il a compris, ressenti, retenu et décidé puis l’acteur fait le point sur sa pratique (points forts et points à modifier). Cette analyse est complétée par celle des autres stagiaires et celle du formateur. Des exercices de renforcement sont proposés pour améliorer tel ou tel point.

2. Prendre en compte attentes, niveaux d’informations et motivations du public. Recueillir cette information préalable. Questionner avec doigté. Utiliser l’information obtenue
3. Traduire concepts et mots professionnels : savoir définir, comment expliquer les termes techniques, notamment ceux que nous employons tous les jours et dont la signification nous semble « évidente » savoir imager, utiliser comparaisons, analogies, exemples, illustrations (graphiques, schémas, images) ;
   faire des rapprochements avec ce que l’interlocuteur connaît déjà ou avec son vécu.(Entraînement : expliquer successivement un même sujet à des publics différents)

3. Structurer un message pour expliquer : Analyser l’information à transmettre. La découper en ensembles homogènes. Construire un plan clair
4. S’assurer de la lisibilité, des écrits, des diapositives…

6.  Être attentif aux points clés de la présentation à un public : structuration de la séance ; présence physique et tonus ; élocution ; création de l’interactivité ; réceptivité aux questions et objections ; gérer une vidéo projection, une démonstration de gestes, pour en faire un atout et non un somnifère

POURQUOI

Finalité de la phase d’animation

TRANSMETTRE SES COMPETENCES

Transmettre efficacement un savoir et savoir-faire

Déclencher des comportements de mobilisation et d'utilisation du savoir et savoir-faire auprès des formés.

tant par écrit que par oral et lorsqu’ils réalisent des travaux.

QUOI

Contenu de la phase d’évaluation

EVALUTATION ET SUIVI DE LA FORMATION

Evaluer les acquis pendant et après la formation :

comment ?

pourquoi ?

avec quels outils ?

COMMENT

Outils  Phase d’évaluation

Vérifier les productions :  (présentation d’une nouvelle offre - rapports de visite des installations - explication d’un mode d’emploi – réalisation technique)

Tenir compte de critères objectifs de réalisation : en termes de temps, de pertinence, d’outils disponibles, de

POURQUOI

Finalité de la phase d’évaluation

Vérifier la qualité

De l’information/formation des nouveaux, des stagiaires, des intérimaires ;

Du transfert de savoir-faire par les seniors ;

De la rédaction des modes opératoires, de fiches techniques cahiers de consignes ;

Des retours d’expérience.

CONCLUSION

Si vous avez complété cette fiche sur le sujet particulier qui vous intéresse, vous êtes prêt à transmettre.

Il n’est pas absolument nécessaire d’avoir une réponse formalisée pour tous les points de la présente fiche, mais il est important de réfléchir sur chacun d’entre eux.

Finalement que vous soyez en situation de formateur, de manager, de commercial ou même d’élu, « communiquer pour transmettre du savoir technique et stratégique » nécessite une réflexion préalable.

La présente fiche a été réalisée pour vous sécuriser dans la conduite de cette réflexion.